本文刊登于《中國會計報》2011年8月26日

據媒體報道，33歲的何某1998年大學畢業應聘進了南京某公司當 銷售員。何滿頭腦靈活，工作成績也還不錯，但迷上了賭博，他就對貨款打起了主意。每次收到貨款他總要遲幾天上報，從中扣除一些貨款供自己使用。

2005年3月初，何某收到了某公司的貨款，他暗中將其中的7萬余元挪到自己手里。第一次下手，何滿也害怕了好幾天。一個月后，他與南京某公司簽訂購銷合同，這一次他只拿了4萬多元。同年6月，他從兩家客戶的貨款中挪用了12萬元供自己開支，從此膽子越來越大了。

為了自己挪用公款方便，何自己登記注冊成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。開始他以旭浩公司的名義與客戶談生意，并以旭浩公司與客戶簽合同，將自己的東家提供給客戶的各種項目，都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手，他還私刻了自己任職公司的發票專用章以及客戶專用章。

據檢察院起訴書指控，從2005年到2008年三年間，何滿利用職務之便共與十幾家公司簽訂購銷合同，挪用新型建材公司貨款共計234萬元。

由于錢來得太容易，何滿花起來也爽，光是賭博他就輸掉了約40萬元，他的生活也發生了巨大的變化，幾乎天天都和朋友到飯店吃飯，他開著小轎車招搖過市，一身名牌服裝儼然一副大款的派頭。就在何滿感到春風得意的時候，公司財務發現，何滿簽訂的銷售合同上的合同專用章，與客戶提供給公司對賬的合同專用章不一致，而且合同上的貨款與何滿上交的金額差別太大，財務經向客戶核實后發現，公司和客戶簽訂的合同專用章都是假的，金額也不一致，向領導報告后公司決定報警。2008年5月5日，公安機關在南京飯店將何滿抓獲歸案，并從旭浩公司的幾個辦公地點搜出現金幾萬元、各種偽造的客戶印章多達24枚。

從上述案例來看，公司在銷售實物管理、收款、合同管理與對賬等環節都存在較嚴重的內控缺陷，使得業務員長期挪用貨款不被發現。

從我國企業銷售與收款環節常見問題來看，企業需從以下幾個方面加強銷售和收款的內部控制。

不相容職務倘若有同一個人或者同一個部門擔任，勢必增加內部舞弊的發生可能。對銷售與收款環節來說，對企業內部涉及銷售收入的機構、崗位進行合理的設置和權限劃分，是規避銷售環節風險的主要手段和方法。

比如很多企業中，銷售與收款的整個循環過程往往由銷售部獨立負責，無論客戶交易金額的大小，都由銷售人員同時負責產品銷售和對客戶的收款，這種做法的好處是能夠提高工作效率，但是同時也增加了潛在的風險，可能導致收款過程中，銷售人員挪用貨款或貨物的現象，卻無法及時發現，如本案例中，如公司財務人員與對方及時認真對賬，則挪用貨款行為會及早暴露的。

銷售計劃和預算一方面是企業全面預算的編制起點，為生產、采購、費用等方面預算提供的編制基礎，另一方面它可以起到對企業銷售活動進行約束和控制的功能，有利于公司目標及銷售任務的實現。

通過預算使銷售機會、銷售目標、銷售定額清晰化和集中化；有助于促使各職能部門協調合作；有助于保持銷售額、銷售成本與計劃結果之間的平衡；并為企業提供了一個評估結果的工具，通過預算與實際銷售的比較，可以全面控制營業收入環節的各種業務，評估銷售部門和其他部門的業績完成情況。

從價格管理控制來說，企業應制定統一的市場定價和折扣政策，并經過適當授權審批，這既是維護企業形象和市場秩序的要求，也是保護企業資產安全完整的要求。企業需要明確不同層級員工的價格權限，任何人不得超越其權限給與客戶優惠的價格。

對銷售收款循環來說，信用管理是保障公司資產安全，減少壞賬損失的最有效的方法。 為了加強信用管理，企業應該建立一套全程信用管理體系，包括：信用管理組織結構的建立；信用管理操作流程的規范和客戶信用等級和信用額度的確定。從組織結構上看，信用管理職能最好與銷售職能分開，由一個單獨的信用管理部門（或管理部門）來履行對客戶的信用的評定、實施和監督。

銷售合同是企業與其他單位之間進行商品和服務銷售活動而簽訂的具有法律效率的文件。在合同簽訂后企業就要按照合同要求履行契約，一旦合同管理出現問題，將會給企業帶來災難性的后果，比如：銷售人員可能利用權力和管理上的不善與客戶簽訂不利于公司的合同；偽造或簽訂虛假公司合同；合同內容不當引起公司與客戶的糾紛；合同信息傳遞不全導致公司重復發貨或者重復付款；作廢合同依然被企業履行等等。

為了加強對合同的管理，企業需要在合同簽訂前加強對合同內容的評審，并在事后對合同進行妥善保管和跟蹤；所有銷售按一定的規則編號且歸類存檔，以便于統計和查閱；作廢合同應該加蓋作廢章，并應該由專人統一保管。

由于發貨要牽涉到多個部門，包括銷售部、倉庫、財務部和物流部，所以很多企業由于信息傳遞的錯誤和倉庫管理的不善造成發貨的混亂，比如貨物發給了錯誤的客戶，貨物無法及時備好發給客戶，甚至貨物的丟失；貨物發出后未及時記錄并予以收款。

對發貨管理來說，企業應做好以下控制：倉儲部門只有取得銷售部門編制和簽字認可的發貨通知單才能發貨，避免重復發貨。數量重大的發貨，需要與銷售部門核對后再發貨；由獨立職員清點發運貨物，與銷售單上列明的品種和數量進行核對，發運人和清點復核人應該在有關憑證上簽字；實際發貨的品種、數量和時間應記錄在有關賬冊和發貨通知單備付聯上，并將其中一聯交會計部門登賬，避免延遲入賬；發貨后應取得對方簽收的收貨回執并加以存檔。

帳務管理要求企業建立明確的會計政策和制度來規范銷售與收款環節所有收入的確認以及對壞賬的處理。所有的收入確認和應收賬款的帳務處理要做到記錄及時并有依據；定期核對往來賬，發函給客戶核對，且必須由非應收帳款的管理人員來核對；帳務調整必須留有痕跡，且經過授權；對應收賬款要進行賬齡分析，并建立明確的催收機制；進行壞賬核銷必須經過獨立于銷售及記賬等職能的經理人員的批準，記錄于壞賬審批表上；對已經沖銷的壞帳要進行備查登記，并進行后續跟蹤和催款，防止款項收回時被經手人貪污。