因此，應當妥善保存雙方往來函電，不管是信件、傳真還是電子郵件，甚至是即時通訊記錄。通常人們在保存對方發來的文件方面做的比較好，但是在保存己方發出的文件方面卻常常出現混亂和缺失，因為人們經常會忘記在寄出文件原件時復制一份副本留檔，尤其是當認為某封信件并不很重要時。但是，當時認為不重要的文件，事后可能發現對證明事件過程很重要。在使用電子郵件進行通訊時，人們常常會為某個項目或交易對手設置一個專門的收件文件夾，收存所接收到的有關郵件，但很少為發出的郵件設置專門文件夾，致使發出的郵件淹沒于龐雜的其他發出郵件中，很難查詢，隨著電腦或人員的更換，就容易出現郵件丟失。

     只要認識到其重要性，以上問題并不難以解決。需要提醒的是，除了保存往來函電外，還要保存發出文件的證據。如果發出的是信件，要通過專遞發送，并保存快遞公司簽收的發件單，最好還要求快遞公司返回送達回證，與文件副本一同裝訂留檔。 如果發出的是傳真，則要保存傳真機打印出的發送成功回執。如果發送的是電子郵件，要將郵件系統設置成索要閱讀回執，并將該回執保存。更為有效的做法是，給每封發出函電都注明日期和事由，并在交往初期就要求對方在回復己方的函電時都注明其所針對的己方函電的日期和事由，這樣只要己方出示收到的對方函電，就能證明自己發出過某件函電。對于電子郵件往來，要求對方回復時自動包含己方郵件。另外，在保存電子文檔時，要給每個文件名都加注日期，并將該日期作為文件名的開始，以便按時間順序保存文件，便于查詢。