單證是整個外貿工作的核心。新手通過學習單證，可以很清晰地將整個外貿環節串聯起來。
　　
　　外貿實務中，單證的制作與出具人通常有出口商，出口國的商檢等機構，貨運公司以及進口商，一般規定是英文或中英文對照。外貿常見的單證有：
　　
　　1、合同(CONTRACT)
　　
　　CONTRACT是統稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認書(SALES CONFIRMATION)，買方出具則可稱為采購確認(PURCHASED CONFIRMATION)。除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間，地點，交易貨物品名，付款方式，違約責任以外，還可以根據不同產品的特點附加條款。此外，正式的外貿合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規定等細則。
　　
　　對于容易在裝卸和儲運過程中發生短缺的散貨如礦產，糧農副產品等，合同中往往還會附加"溢短裝"條款，即允許在合同總數量和金額的基礎上，有若干幅度的差異，最后按照實際交貨量來結算。比如"5%MORE OR LESS ALLOWED"，即允許多交或少交5%。
　　
　　理論上，合同應該"一式兩份，雙方各執一份經簽章的正本為憑"，可在外貿實務中不大苛求照搬執行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業信用，以及預付款，信用證等實質的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下"信用證開出后生效"等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發作為詢價工具。碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。
　　
　　2、發票(INVOICE)
　　
　　或稱商業發票(Commercial Invoice)。外貿的"發票"概念和國內的財務發票完全不同。外貿發票是出口商自己制作，出具的文件，用于說明此票貨物的品名，數量，單價，總值等，以及其他一些說明貨物情況的內容。發票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
　　
　　發票必須注明一個發票號碼(自己擬定)，出票時間。可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應注明"ORIGINAL"，"COPY"字樣。
　　
　　發票的末端通常有E。&O。E。字樣，意為"有錯當查"，即此份發票如有錯漏允許更改。
　　
　　3、形式發票(PROFORMA INVOICE)
　　
　　樣式近似商業發票，幾乎可以直接把商業發票過來，標題改為"PROFORMA INVOICE"即可。形式發票的用處，一是類似于單方面合同，作為報價和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡"確認形式發票"的形式作為合同。因此，除了和商業發票相同的內容外，還可以根據需要在空白處以"REMARK"加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。此外，對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發票來做前期申請。
　　
　　在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發票，作為快遞公司統一報關計用。
　　
　　4、裝箱單(PACKING LIST)
　　
　　與外貿發票對應，性質一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名，數量，包裝方式，毛重，體積。視產品類別的需要還可以加上其他詳細說明，如凈重等。
　　
　　樣式與發票相仿，只是不需要注明貨物價值。通常也需要若干正本和副本。