隨著信息技術的發展及企業管理需求的增加，發展財務信息化成為必然趨勢。一方面，財務信息化整合了企業從采購到生產再到銷售的各個模塊，使得財務核算更加貼近業務實際，成本核算更加精準，財務分析也更加系統。另一方面，財務信息化極大的提高了企業的財務管理水平，使大量的財務人員從繁瑣枯燥的初級計算工作中脫離出來，大大降低了財務人員的工作強度，使財務人員有更多的精力去思考財務分析以及財務管理等方面問題。

    對于商貿型企業，需要面對數量龐大的客戶信息。如采用傳統的手工記賬，幾乎很難時時跟蹤應收賬款的動態變化并及時的作出財務分析，也不方便與銷售部門、資信管理部門做好對接協調工作，容易形成信息孤島，滯后于企業的業務。財務信息化的使用，使相關信息的及時追蹤以及部門問的無縫對接成為可能。在每個客戶初始化階段，就在系統中詳細記載該客戶的的信貸額度、信貸期限等信用信息，同時將發生應收賬款的相關信息諸如出貨時間、發票時間、發票號碼、數量、金額、規格等重要信息錄入到系統中。當收到客戶的回款輸入系統時，系統會自動匹配錄入相應的應收賬款，通過事先設置好的應收賬款報表系統，就能很容易輸出應收賬款賬齡分析表，清晰的反映應收賬款的總額，未到期應收賬款的金額、逾期應收賬款的金額，哪些客戶的應收賬款逾期，而對應的銷售人員是誰。財務人員可以即使將結果在系統中反饋給銷售人員，以便銷售人員及時催款，也避免了責任推諉。

    傳統的手工記賬，通常在一個會計年度結束后，需要結賬并進行存檔。結轉當年度的年末應收賬款并記錄于次年新開的賬本里。對于商貿型企業，這個工作量相對巨大，而且容易造成信息缺失或者篡改。由于財務辦公地點空間的限制或出于安全考慮，大多數的企業會將以前年度的會計憑證、賬薄以及相關資料同一存放在其他固定地點。這樣如想查看某個客戶的歷史信息時，就會非常不方便。有的財務人員會由于查閱不便而不了了知，錯失了最好的收款時機，同時也不能及時更新賒銷客戶的信用狀況；如果用信息系統來記錄應收賬款，財務人員可以隨時便捷的查閱相關歷史記錄。

    在商貿型企業中，客戶眾多，每個客戶的信貸額度和信貸期限都不盡相同。使用傳統的手工記賬，財務人員很容易出現失誤，誤向沒有信用額度的客戶繼續賒銷，增加了壞賬發生的可能性。采用信息系統，一旦該客戶的賒銷額度已滿，系統就會自動提示并阻止正常下單，并在第一間將信息傳遞給銷售部門、財務部門以及資信管理部門。信息系統的存在，可以把企業的風險鎖定在可控的范圍內，避免更大損失的發生。

    綜上所述，財務信息化的存在將繁瑣的日常應收賬款記賬工作通過財務核算系統軟件來完成，不但在很大程度上提高了工作效率也減少了錄入錯誤發生的概率，也極大的方便了財務數據的日常查閱；同時，財務信息化也為進一步提高了企業應收賬款管理分析功能。通過應收賬款基礎數據的管理分析可以直觀的查看客戶歷史信貸記錄，以便合理評估客戶的信貸風險。此外，財務信息化不僅解決了傳統記賬只能有財務人員查閱，隨著企業ERP的實施，對于銷售人員、客服人員、倉庫保管人員可以依據不同的業務要求為其設置不同的權限查閱相關財務信息，以便可以主動及時了解相關狀態。

    隨著現代信息技術的發展，計算機網絡技術在物流、金融、通信等各行各業中得到了廣泛的應用。在企業管理方面，如今比較流行的企業管理軟件(ERP)有國外的SAP、ORACAL等，在國內有用友、金蝶、浪潮等企業提供的企業管理軟件(ERP)產品。ERP產品相對于傳統的企業管理方法主要有以下幾方面的優點：首先，實現了信息的不落地傳輸，提高了信息的準確性的同時，加快了信息傳導的效率。在初次輸入計算機網絡系統時，信息會經過多條件的審核，經過審核的信息的準確性大大提高。審核過的信息會作為一個信息源在整個ERP系統中進行傳導，進入ERP系統的各個模塊中，實現模塊已經固化的審核控制功能。這樣在整個系統中由于數據的來源地是唯一的，就保證了整個系統暈數據的唯一性和準確性。同時由于信息是實時傳輸的，大大提高了信息傳導的效率。其次，網絡數據安全技術的日益成熟，在很大程度上保證了信息的安全性。數據在網絡上傳播就存在著數據泄露的風險，需要運用信息加密技術對信息加密進行傳播，信息加密技術也得到了越來越廣泛的應用。對信息加密解密的處理保證了信息的安全問題。第三，在現代企業管理過程當中，需要存儲的信息越來越多，計算機網絡技術為大量的信息存儲提供了實現的可能性，信息存儲方式已發生了巨大的變化，遠程服務器，數據備份技術已得到較好的應用。

    商貿型企業是社會商品流通的重要參與者，是商品交換的重要中間中介。與其他類型的企業相比，商貿型企業要求信息流傳遞的速度更快準確性更高。將現代計算機網絡技術應用與商貿企業應收賬款的管理是應收賬款管理發展的必然趨勢。商貿型企業要求ERP信息化的應收賬款管理系統要能夠在應收賬款的管理過賬當中實現以下的功能：第一，以銷售合同為中心，從合同的起草出發，經過銷售定價、合同的審批、采購的組織、合同的執行、合同的關閉和客戶評價反饋，最終得出整單銷售業務的綜合評級。第二，在執行當前合同的過程當中，可以參考客戶前期的評級信息，給出客戶相應的信用指標。第三，在整個業務執行過程當中，要分階段對業務進行控制。

    應收賬款的前端控制主要是指對銷售前一環節的控制。銷售的前端環節主要包括客戶的信用評級指標的取得，銷售定價的確定，所以在銷售合同正式簽訂之前，要求企業的ERP系統通過對前期業務的數據整理結合業務人員的自我評價，得出針對本客戶在符合企業自身風險承受能力下企業能給出的賒銷額度、賒銷賬期等信息。

(1)對賒銷額度的動態系統控制的實現。

    銷售額度是商貿型企業對客戶做出信用評級，在能滿足客戶加工需求的情況下給出的針對客戶的賒銷金額上限。賒銷額度的系統控制主要有額度總量的控制和額度性的控制。額度總量是在客戶本期間內額度和臨時額度之和。長期額度是在本公司年度對賒銷客戶的信用評估時根據客戶的綜合信用水平給出的可供客戶在本信用期間內使用的有效額度，一般是以一年為周期申請使用。臨時額度是指為了應對市場等一些突發狀況，經過評估在一定的期限內給客戶一定量的提貨額度，這種額度的有效期較短，是為了應付突發市場因素而產生。臨時額度一般時間較短，是對客戶應急提貨的一種管理方法。商貿企業在日常的賒銷業務中，通過給出客戶長期額度和臨時額度，倆種額度相結合來控制，既滿足了客戶日常的提貨需求，又可以應對市場的突發事件來滿足客戶的提貨需求。在擴大銷售量的同時有助于和客戶維護良好的關系。

(2)對賒銷賬期的動態系統控制的實現。

    賒銷賬期是商貿型企業針對賒銷客戶給出的最長的還款期限。與賒銷額度對應，賒銷賬期也分信用期間賬期和I臨時申請額度賬期。信用期間賬期是在申請長期信用額度的時候經過評估，參考同行業的企業信用銷售給出的賬期，這個賬期與長期額度相對應。臨時賬期是針對臨時額度給出的賬期，賬期期限一般小于長期額度所給的賬期期限。商貿型企業通過賒銷額度和賒銷賬期不同的搭配關系，可以在進行賒銷的業務過程當中靈活的應用，以便促進企業擴大銷售的同時可以更好的把握風險。

(3)對客戶平均產能的系統控制的實現。

    客戶的平均產能是指客戶對從本公司采購的產品或者材料的應急處理能力。在信用銷售的控制過程當中，信用銷售的額度一般可以滿足客戶對應的加工處理能力和安全庫存即可，當客戶在一定期間的提貨量明顯超過客戶的加工能力和安全庫存的時候，系統就會提供預警信息，以防止客戶惡意使用信用額度提貨，最后惡意拖欠貨款。通過ERP系統對賒銷額度、賒銷賬期、客戶預估產能和安全庫存的在系統內控制，可以在促進公司擴大銷售的同時，還可以控制應收賬款的規模和回款的節奏，在保持業務順暢的同時也相對降低了公司應收賬款資產的風險。

    應收賬款管理前端控制的各項控制環節都需要在業務控制環節的過程中來實現應用。業務控制環節的主要控制包括：銷售合同簽訂的控制、出貨的控制、對應收賬款賬期計算的控制(提醒)、即將到期應收賬款的提醒、超期應收賬款的催收等環節。

(1)銷售合同簽訂的控制。

    一般企業的銷售合同在ERP系統里邊都有一定的標準化模板，在起草銷售合同的過程當中，業務人員只需要將合同的關鍵信息例如物料名稱、價格、采購數量維護在系統里邊即可生成銷售合同的草稿，合同草稿提交以后進入了系統里邊合同會簽狀態，在合同會簽的過程當中銷售部門、采購部門、財務部門、法務部門、公司領導等合同審批人會對合同提出不同的修改，每個人的修改意見會顯示在合同的修改區域，最后由合同起草人綜合各部門的修改意見生成新版的合同再走審批流程會簽，最終生成正式的銷售合同。銷售合同簽訂的同時，在ERP系統里邊會自動根據銷售合同生成系統銷售訂單，ERP系統要自動計算合同的總金額是否超過信用客戶剩余的信用額，如果超出，銷售訂單將無法通過ERP系統的審核程序，新的銷售訂單將無法在系統里邊生成，這樣客戶就需要采取其他的提貨方式或申請再次增加賒銷額度來實現貨。在生成銷售訂單后，客戶在申請提貨時系統會根據客戶的銷售訂單生成提貨單，系統會自動記錄提貨的日期和金額，客戶的賬期及賬期開始計算點將被在記錄在提單上面，商貿企業在一般的業務中以我方發貨時間為應收賬款開始計算賬期的時間。

(2)出貨的控制與跟蹤。

    在客戶提貨的時候，系統將會根據提貨單的金額自動扣減客戶的可用提貨額度，同時系統會計算在一定期間內客戶的提貨量是否嚴重超過了客戶的加工能力和安全庫存，如果出現這樣的情況系統會出現預警提示。同時系統會根據提貨單上客戶的提貨同期開始為應收賬款計算賬期。系統會第一時間郵件或短信通知提貨單上的業務員、貨運交通工具的聯系方式和對方公司的采購接收員發貨信息，以便我方業務員跟蹤貨物的交付情況和對方收貨。這樣利用信息網絡技術第一時間將我方的發貨信息傳遞給相關的業務人員，還可以實時對貨物運輸的狀態進行跟蹤，以便于業務相關人員對自己的工作做出進一步的安排，促使物流、信息流和資金流更順暢的流通。

(3)對應收賬款賬期準確性的核對和跟蹤控制。

    財務部門的重要工作之一是對應收賬款的復核和跟蹤。在信息化條件下，在月結完成之后商貿型企業自身和客戶利用網絡對賬是核對應收賬款準確性的重要環節，ERP系統要在月結完成后自動向客戶的財務人員發送相互之間的對賬明細表進行賬務核對，以確保應收賬款金額的準確性。對客戶應收賬款賬期跟蹤計算控制主要是通過制作客戶賬齡表來實現。在客戶的賬齡表里邊，根據每個提單的出貨日期，將對應的應收賬款按賬齡長短分為幾個期間，展示出每個客戶的應收賬款的余額和應收賬款的各個賬齡及對應的金額。通過系統生成的賬齡表，財務和業務人員可以時時監控每個賒銷客戶的賬齡及欠款情況。在客戶欠款即將到期時，系統會將即將到期應收賬款的信息通過短信或者電子郵件的方式發給對應的我方業務員和客戶的采購員，以便我方業務員的催款和對方采購員及時安排付款。

(4)超期應收賬款的催收。

    對于已經超過信用期限的應收賬款還未收回的，ERP系統將自動鎖死該客戶的系統有效性，該客戶在ERP系統中將無法再做任何操作。超期應收款的信息ERP系統將通過郵件的方式發給對方的采購員和采購部門負責人，同時系統會將郵件發給我方公司的貿易部主管領導和財務主管領導，對超期的應收賬款貿易部和財務部將指定專人負責催收，貿易部一般為對應的業務員負責，財務部由應收會計負責。應收賬款的回收情況要與業務員的年度考核相掛鉤，以便督促業務員及時催促回收超期的應收賬款。